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Le dossier administratif : une boîte de Pandore?

L’une des pires situations professionnelles que l’on peut être un jour amené à supporter, c’est de découvrir une rumeur qui se colporte dans votre dos, propos bien souvent infondé voire diffamant, passé par toutes les oreilles excepté les vôtres. Imaginez à présent qu’il existe une trace écrite de cette calomnie à votre égard, qui repose dans les tiroirs de l’administration, attendant l’heure d’être exhumée.
Nous vous invitons à la plus grande vigilance : la consultation de votre dossier administratif pourrait vous réserver bien des surprises… Le SNALC vous donne ici quelques indications sur vos droits et vous met en garde contre les dérives qu’il a si souvent constatées.

Votre dossier individuel « doit comporter toutes les pièces intéressant [votre] situation administrative » : diplômes, état civil, arrêtés divers, notations et appréciations, sanctions, stages, formations, rémunération et frais de déplacement… Il est « unique » et consultable auprès des services du rectorat ou de la DASEN (1er degré). Tout autre dossier, occulte, détenu notamment au niveau local (par exemple, par le chef de service ou d’établissement), ne revêt aucune existence officielle et ne saurait donc alimenter quelque procédure que ce soit.

Les pièces composant le dossier doivent être « enregistrées [sommaire], numérotées et classées sans discontinuité », afin de ne pas être modifiables à votre insu. Comme dans tout document administratif, ce dossier ne doit comporter aucun élément en lien avec vos opinions ou activités « politiques, syndicales [y compris grèves], religieuses ou philosophiques ». Selon le même principe, l’administration ne peut vous obliger à fournir votre numéro de téléphone ou adresse électronique privés. Le dossier doit obéir également aux impératifs du secret médical, sauf pour certains aspects ayant des incidences directes sur la situation administrative.

Aujourd’hui, la plupart des dossiers administratifs sont gérés, pour tout ou partie, sur support électronique. En cas de coexistence des supports (électronique et papier), chaque pièce ne peut être conservée que sur l’un des deux supports. Ainsi, une pièce originale papier doit être détruite une fois numérisée et intégrée au dossier électronique. Le système de numérisation doit offrir les mêmes garanties de confidentialité et de conservation que le dossier papier, notamment confidentialité, traces d’effacement, de consultation, de modification…

En cas de mobilité définitive, votre dossier sera transféré par l’autorité d’origine vers l’autorité d’accueil. En cas de détachement ou de mise à disposition, le dossier reste détenu par l’autorité d’origine. Enfin, lors de votre fin de fonction, l’administration archivera votre dossier et pourra en conserver les pièces entre 1 et 10 ans selon leur nature. La liste des pièces que peut contenir le dossier est consultable dans l’arrêté du 21 décembre 2012 : cette nomenclature comporte le nom de chaque pièce admise dans un dossier ainsi que la durée maximale de conservation dans ce dossier. Ainsi, par exemple, une correspondance avec l’administration ne pourra être conservée que 10 ans ; un rapport sur la manière de servir pendant le stage, 15 ans. Au-delà de ces durées, le document est illicite dans le dossier.

Pour exercer vos droits d’accès – et de rectification -, vous devez informer préalablement par écrit votre administration, par voie hiérarchique. Vous n’avez pas à motiver votre demande. Le SNALC vous recommande d’être accompagné par un représentant syndical lors de cette consultation, qui pourra avoir lieu pendant le temps de travail. Cette consultation est un droit : on ne peut pas vous le refuser. Toutefois, en l’absence de réponse dans un délai de deux mois, adressez un courrier recommandé avec AR à la Commission d’accès aux documents administratifs (www.cada.fr) et prévenez votre section SNALC qui vous accompagnera y compris jusqu’à un éventuel recours contentieux auprès du tribunal administratif, dans un délai de deux mois après la saisine de la CADA.

Demandez une copie de votre dossier. En cas de support électronique, celle-ci pourra vous être envoyée à votre adresse électronique professionnelle ou sur un support numérique, ou encore sur une copie papier certifiée conforme à l’original. Une fois chez vous, vous aurez plus de temps pour en prendre connaissance au calme et réagir en cas de besoin, avec le conseil du SNALC.

Votre demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document devra alors être adressée à l’autorité administrative, si vous ne l’avez pas déjà formulée lors de la consultation. Des observations peuvent être consignées en annexe de chaque pièce.

Enfin, sachez que toute pièce que vous découvrez (lettre de parents, accusation d’élève…) vous mettant gravement en cause est à double tranchant pour l’administration qui l’a transmise : celle-ci risque d’être condamnée soit pour négligence si votre manquement est avéré et qu’aucune mesure n’a été mise en place à la suite de ce signalement, soit dans le cas contraire pour dénonciation calomnieuse à votre égard.

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